文秘公文作为信息传递、决策部署与工作沟通的关键载体，其重要性不言而喻。一份格式规范、内容精准、逻辑严谨的公文，能够高效传达意图，推动工作顺利开展，彰显单位的专业形象与管理水平。对于文秘工作者而言，扎实掌握公文写作的基础知识，是履行职责、发挥效能的必备技能。接下来，将为大家系统介绍文秘公文写作的基础知识，并附上五篇不同类型的公文范文，助力大家提升公文写作能力，在工作中写出高质量、有实效的公文。
文秘公文写作基础理论
（一）公文的定义与重要地位
公文，全称公务文书，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料。它犹如工作运转的齿轮，紧密衔接各个环节，确保信息准确无误地流通。从传达上级政策方针，到汇报基层工作进展，再到协调部门间的协作，公文都发挥着不可替代的桥梁作用。例如政府部门发布的政策文件，能迅速将国家的发展规划与决策传达至各级单位与广大民众，引领社会发展方向；企业内部的项目汇报公文，可让管理层及时掌握项目动态，做出科学决策，保障项目顺利推进。
（二）公文的种类与适用场景
依据《党政机关公文处理工作条例》，公文主要分为15种，每种都有其独特的用途与适用范围。
命令（令）：多应用于公布行政法规和规章，如国务院颁布新的税收政策法规时，会以命令形式发布；宣布施行重大强制性行政措施，像在应对突发公共卫*事件时，政府发布实施交通管制等强制命令；嘉奖有关单位及人员，对在科技创新领域取得重大突破的科研团队颁发嘉奖令。
决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项，如党的代表大会通过的关于国家未来发展战略的决议，对全国的发展具有深远指导意义。
决定：用于对重要事项作出决策和部署，如地方政府决定加大对教育领域的投入，改善学校教学设施；奖惩有关单位和人员，对在扶贫工作中表现突出的单位予以表彰，对违规*的单位进行处罚；变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
公报：常用于公布重要决定或者重大事项，如国家发布的年度经济统计数据公报，向国内外展示经济发展成果；政党、团体发布的会议公报，通报会议的重要成果与决策。
公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，如国家发布重大航天发射计划的公告，吸引全球目光；政府部门发布关于重要法律法规实施的公告，告知国内外相关人士。
通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项时使用，例如城市交通管理部门发布关于道路施工期间交通管制的通告，提醒市民提前规划出行路线。
意见：可用于对重要问题提出见解和处理办法，上级机关对下级机关工作提出指导性意见，助力下级更好开展工作；不同部门之间针对跨领域问题交流意见，促进协同合作。
通知：应用极为广泛，用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。如上级部门发布关于开展安全*产检查的通知，要求下级单位严格落实；机关单位转发上级或其他部门的重要文件时，常用通知形式。
通报：主要用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。表彰在工作中表现优异的个人或集体，树立榜样；批评违反单位规章制度的行为，起到警示作用；传达行业最新政策精神，让单位员工及时了解。
报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。下级单位定期向上级提交工作进展报告，详细阐述工作完成情况、遇到的问题及解决措施；对上级机关特定问题的询问作出书面报告答复。
请示：当向上级机关请求指示、批准时使用，如基层单位计划开展一项新业务，但缺乏明确政策依据，需向上级请示能否实施以及具体操作办法。
批复：是上级机关答复下级机关请示事项的公文，对下级的请示给予明确回复，表明同意或不同意，并说明理由，指导下级下一步行动。
议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项，如政府提出关于城市建设规划调整的议案，提交人大审议决策。
函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。不同地区的政府部门之间就合作开展文化交流活动进行商洽沟通，常以函的形式进行。
会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项，将会议的核心内容、达成的共识、作出的决策等整理成纪要，便于参会人员及相关部门准确执行。
（三）公文的格式规范
版头：由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素组成。份号一般用6位3号*数字，顶格编排在版心左上角第一行，用于标注公文的份数序号，确保涉密公文的可追溯性；密级和保密期限用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，如“机密★1年”，明确公文的秘密等级及保密时长；紧急程度用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，如需标注紧急程度，一般分“特急”“加急”两种，表明公文送达和办理的时限要求；发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，醒目展示发文机关身份；发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在*数字后加“号”字，如“国发〔2025〕1号”，它是公文的“身份编号”，便于公文的识别与管理；签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置，“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字，上行文应当标注签发人姓名，体现公文的责任归属。
主体：涵盖标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等内容。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布，应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，如“关于加强校园安全管理工作的通知”；主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号，明确公文的主要受理机关；正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注，是公文的核心内容所在；附件说明在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，如有多个附件，使用*数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”），表明公文所附文件资料情况；发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称，成文日期一般右空四字编排，用*数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1月不编为01月），单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内，联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内，印章是公文*效的重要标志；附注如有，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，用于说明公文的印发传达范围等需要说明的事项；附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行，附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，附件格式要求同正文，是对正文内容的补充与支撑。
版记：*含抄送机关、印发机关和印发日期等要素。抄送机关如有，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号，用于告知除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关；印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用*数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1月不编为01月），后加“印发”二字，表明公文的印发主体及时间。版记中的分隔线与版心同宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm），使版记部分层次清晰。
（四）公文写作的语言要求
准确：这是公文语言的基石。用词需精准无误，杜绝歧义。例如在表述时间时，应具体明确，避免使用“近期”“不久后”等模糊词汇，而要精确到“XX月XX日前”“XX年XX月XX日”。阐述政策措施、工作要求等内容时，要确保概念清晰、逻辑严谨，像规定处罚标准时，应明确“处以XX元以上XX元以下罚款”，而非“处以一定数额罚款”。
简洁：公文应简洁明了，以最精炼的语言传达核心要义。去除冗余的修饰词、重复的语句，做到言简意赅。比如“在本次会议当中，我们进行了深入的探讨和交流”可简化为“本次会议深入探讨交流”。能用一句话阐明的，绝不用两句。同时，避免使用*僻、复杂的词汇和句式，确保阅读者能迅速领会公文主旨。
庄重：公文具有权威性和严肃性，语言风格需庄重得体。杜绝使用口语化、随意性强的表述，如“咱们”“搞一搞”等词汇。应运用规范的书面语言，彰显公文的正式性。在引用法律法规、政策文件时，要准确规范，增强公文的权威性与可信度。
平实：以平实的语言直陈其事，避免过度渲染、夸张。客观陈述事实、表达观点，不使用抒情性、描写性的语言。例如在汇报工作进展时，应如实说明“已完成XX项目的XX%，目前正在进行XX环节的工作”，而非用华丽辞藻修饰。
（一）通知范文
[发文机关]关于召开[会议主题]会议的通知
各相关单位：
为深入贯彻落实[上级政策精神或工作要求]，进一步推动[工作事项]的顺利开展，经研究决定，召开[会议主题]会议。现将有关事项通知如下：
会议时间：[具体时间，精确到时分]
会议地点：[详细地址]
参会人员：[明确参会的单位、部门及人员范围]
会议内容：
传达[上级重要指示或文件精神]。
总结[当前工作进展情况]，分析存在的问题。
研究部署下一阶段[工作重点与任务]。
相关要求：
请各参会单位提前准备好[相关材料或汇报内容]，并于[材料提交截止时间]前将电子版发送至[指定邮箱]。
请参会人员提前10分钟到达会场签到，遵守会议纪律，将手机调至静音或关机状态。
[发文机关名称]
[成文日期]
（二）报告范文
[发文机关]关于[工作事项]的报告
[主送机关]：
根据[上级工作安排或相关要求]，我单位积极开展[工作事项]，现将工作进展情况报告如下：
工作开展情况
详细阐述工作的启动时间、实施步骤以及采取的具体措施。例如，在[项目名称]中，于[启动时间]成立项目专项小组，制定详细的项目计划，明确各成员职责，并按照计划有序推进项目实施。
说明各项工作任务的完成进度，可采用数据、图表等方式直观呈现。如目前已完成[任务1]，占总任务量的[X]%；[任务2]正在进行中，预计[完成时间]完成。
工作成效
总结工作取得的主要成果，如在[工作事项]中，通过优化[工作流程或方法]，提高了工作效率，较以往提升了[X]%；成功解决了[具体问题]，取得了[具体效益，如经济效益、社会效益等]。
存在问题及原因分析
客观分析工作中遇到的问题，如[问题1]表现为[具体现象]，[问题2]导致了[不良影响]。
深入剖析问题产*的原因，*括内部因素（如人员专业能力不足、资源配置不合理等）和外部因素（如政策调整、市场环境变化等）。
下一步工作计划
针对存在的问题，提出具体的改进措施和解决方案，明确责任人和时间节点。如针对[问题1]，计划组织[培训活动]提升人员专业能力，预计在[完成时间]内完成培训并取得成效。
阐述下一阶段工作的目标和重点任务，以及为实现目标将采取的具体行动。如继续推进[项目剩余任务]，确保在[最终完成时间]全面完成项目，并达到[预期目标]。
特此报告。
[发文机关名称]
[成文日期]
（三）请示范文
[发文机关]关于[请示事项]的请示
[主送机关]：
我单位在开展[工作事项]过程中，遇到[具体困难或问题]，鉴于此，特向贵机关请示[请示事项]。
请示事项背景
详细说明工作开展的背景和现状，以及导致需要请示的具体情况。例如，随着[业务发展或工作推进]，我单位现有的[资源、设施等]已无法满足实际需求，在[具体工作环节]中出现了[困难或问题的具体表现]。
请示事项内容
明确提出需要上级机关给予支持或批准的具体事项，如请求批准[项目立项]、增加[资金投入]、调整[工作方案]等。
阐述请示事项的必要性和紧迫性，说明该事项对工作推进的重要影响。如[项目立项]是推动[业务拓展或工作目标实现]的关键举措，若不能及时获批，将严重影响工作进度，错失[发展机遇]。
请示事项解决方案
若有针对请示事项的初步解决方案或建议，一并在此说明，以供上级机关参考。如对于增加[资金投入]的请示，提出了[资金使用计划]和[预期效益评估]，确保资金能够合理、有效地使用。
请示事项的预期效果
分析请示事项得到批准后，对工作将产*的积极影响和预期效果。如通过调整[工作方案]，预计能够提高工作效率[X]%，降低成本[X]%，更好地实现[工作目标]。
妥否，请批示。
[发文机关名称]
[成文日期]
（四）函范文
[发文机关]关于[事项主题]的函
[收文机关]：
您好！我单位因[工作需要或事项起因]，现致函贵单位，就[事项主题]进行沟通协商。
事项详情
详细阐述需要协商的事项具体内容，*括相关背景、现状及涉及的具体问题。例如，我单位计划开展[项目名称]，该项目在[实施地点或环节]与贵单位存在[业务关联或资源共享等情况]，需要就[具体协作事项，如场地使用、数据共享等]进行协商。
我方意见与建议
提出我方对于该事项的初步想法、意见或建议，说明其合理性和可行性。如对于场地使用问题，我方建议采取[具体合作方式，如租赁、共用时间段等]，既能满足我方项目需求，又能最大程度保障贵单位的正常运作。
希望贵单位予以支持与配合的事项
明确向对方提出需要其支持、配合的具体工作，如提供[相关资料、技术支持、人员协助等]，并说明这些支持对事项推进的重要性。
沟通反馈请求
恳请贵单位在收到本函后，于[规定时间]内给予回复，以便双方进一步沟通协商，共同推动事项顺利解决。
感谢贵单位一直以来对我单位工作的支持与配合！
[发文机关名称]
[成文日期]
